Основными задачами Отдела являются:
- Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Курской области, а также иных архивных документов.
- Осуществление учета документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
- Комплектование Отдела документами Архивного фонда Курской области.
- Обеспечение условий для всестороннего использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов юридическими и физическими лицами, а также самостоятельного использования, включая информационное обслуживание органов местного самоуправления Поныровского района и других органов власти, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан.
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами, выполняет следующие функции:
Обеспечивает постоянное хранение:
- Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности:
- Представительного Собрания Поныровского района Курской области, администрации Поныровского района и ее структурных подразделений с момента их образования;
- представительных органов и администраций городских и сельских поселений Поныровского района с момента их образования;
- учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности Поныровского района.
- Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, образовавшихся в деятельности организаций частной формы собственности, общественных объединений, расположенных на территории Поныровского района.
- Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
- Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей.
- Научной, кинофотофоно документов и видеозаписей.
- Учетных документов: архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов Отдела.
Обеспечивает временное хранение:
- Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшейся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Поныровского района, на основании соответствующего договора.
- Документов на любых видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных архивных документов, являющихся государственной собственностью Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Поныровского района, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.
- Архивных документов действующих организаций муниципальной и частной формы собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определяемых в договоре между собственником документов и Отделом.
- Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления и муниципальных организаций, перечисленных в пункт 3.1.1. настоящего Положения.
- Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Поныровского района, на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.
Работа, согласно возложенным функциям:
- Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
- Разрабатывает и ведет в соответствии с действующими правилами списки юридических и физических лиц - источников комплектования Отдела, документы которых подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.
- Принимает в установленном порядке меры к пополнению Отдела документами, находящимися в собственности частных организаций и граждан; к выявлению и получению из архивов других муниципальных образований, областных государственных архивных учреждений, российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.
- В установленном порядке проводит экспертизу ценности документов организаций и граждан с целью включения их в состав Архивного фонда Курской области, а также документов, хранящихся в Отделе.
- Участвует в мероприятиях по развитию сети архивных организаций — источников комплектования Отдела и совершенствованию их работы.
- Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов и архивных документов организациям, относящимся к государственной собственности Курской области, в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, и иным организациям, действующим на территории Поныровского района, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов, включенных в состав Архивного фонда Курской области и находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования Отдела, а также иных архивных документов, в том числе и документов по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Отдела;
- рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной области в сфере архивного дела поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной области в сфере архивного дела описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном органом исполнительной власти области в сфере архивного дела;
- оказание научно-методической и практической помощи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве организациям — источникам комплектования Отдела и другим юридическим лицам.
- Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в Отделе документов, входящих в состав Архивного фонда Курской области и являющихся муниципальной собственностью, в другие муниципальные архивы области или областные государственные архивные учреждения.
- Осуществляет комплекс мер по улучшению физического состояния документов, принятых на хранение в Отдел.
- Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования документов Отдела, информирует органы местного самоуправления, муниципальные организации и другие заинтересованные организации о документах, хранящихся в Отделе, для их всестороннего использования.
- В установленном порядке исполняет различного характера запросы юридических и физических лиц по документам Отдела.
- Организует и проводит документальные выставки, школьные уроки, экскурсии и другие виды деятельности по информационному обеспечению Отдела, а также информирует о документах Отдела через средства массовой информации и иным способом.
- Создает с учетом потребностей использования информационные счета, банки и базы данных, различные виды архивных справочников о составе и содержании документов Отдела.
- Осуществляет по согласованию с администрацией Поныровского района подготовку к изданию и здание документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы, в том числе и с участием научных и иных учреждений.
- Обеспечивает соблюдение организациями - источниками комплектования Отдела установленных законодательством об архивном деле и иными нормативными актами правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов; своевременно информирует уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о выявленных в ходе проверок и посещений органов и организаций фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов.
- Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан и своевременно принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан.
- Сотрудничает с российскими архивами и архивами Курской" области, архивными, научными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации федеральных, областных, муниципальных и иных научно-культурных программ, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.
- Организует и проводит научные конференции, совещания, семинары, в том числе и с участием представителей других муниципальных архивов, областных государственных архивных и научных учреждений.
- Представляет в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.
- Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации Поныровского района.
- Реализует отдельные государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные Законом Курской области органу местного самоуправления Поныровского района.
- Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством.